Wat levert automatisering jou op?
Vul in hoeveel uur je kwijt bent aan werk dat elke week terugkomt en zie wat automatiseren per jaar oplevert, hoe snel het zich terugverdient en wat er over vijf jaar netto overblijft.
Tel alleen werk dat elke week terugkomt en steeds dezelfde stappen heeft.
Neem de werkelijke kosten per uur, niet wat je aan een klant factureert.
Een enkele koppeling begint rond € 1.200, een maatwerkapplicatie rond € 6.500.
Wat het oplevert
€ 11.040
per jaar
- Uren terug per jaar
- 147
- Terugverdiend na
- 6.5 mnd
- Netto over 5 jaar
- € 49.200
Dit verdient zich terug. Reken erop dat de eerste versie minder oplevert dan berekend en dat het na een paar maanden bijstellen dichter bij dit getal komt.
Gerekend met 46 werkweken per jaar, niet 52. Vakantie en feestdagen meerekenen geeft een te rooskleurig beeld.
Welk werk leent zich hiervoor?
De regel is simpel: als een handeling vaste stappen heeft en regelmatig terugkomt, kan software hem overnemen. In de praktijk komt het meestal neer op een van deze zes.
- Gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere
- Facturen opstellen en versturen op basis van geregistreerde uren
- Betalingsherinneringen die vanzelf gaan op dag 14, 21 en 30
- Bonnetjes en inkoopfacturen uitlezen en klaarzetten in de boekhouding
- Maandrapportages samenstellen uit meerdere bronnen
- Documenten genereren: contracten, offertes, werkbonnen
Waarom deze berekening aan de voorzichtige kant is
Drie keuzes maken de uitkomst bewust conservatief. Er wordt gerekend met 46 werkweken in plaats van 52. De automatiseringsgraad staat standaard op tachtig procent in plaats van honderd, want er blijft vrijwel altijd controlewerk over. En het uurtarief hoort de werkelijke kosten per uur te zijn, niet wat je aan een klant factureert.
Wat níet is meegerekend en er meestal wel bij komt: minder fouten. Overtypen gaat een keer mis, en een verkeerd bedrag op een factuur of een gemiste afspraak kost vaak meer dan het handwerk zelf.
Vragen over automatiseren
Wat levert automatisering gemiddeld op?
Dat hangt volledig af van hoeveel tijd het werk nu kost en hoe vaak het terugkomt. Een handeling van vier uur per week bij een uurtarief van € 75 kost je € 13.800 per jaar. Wordt daar tachtig procent van geautomatiseerd, dan bespaar je ruim € 11.000 per jaar. Een oplossing van € 6.000 is dan binnen zeven maanden terugverdiend.
Waarom rekent deze calculator met 46 werkweken?
Omdat je niet 52 weken per jaar werkt. Vakantie, feestdagen en ziekte halen daar al snel zes weken vanaf. Rekenen met 52 weken levert een getal op dat ongeveer dertien procent te hoog is, en daar heb je niets aan bij een investeringsbeslissing.
Welk werk leent zich voor automatisering?
Werk met vaste stappen dat regelmatig terugkomt. Gegevens overtypen tussen systemen, facturen opstellen uit geregistreerde uren, betalingsherinneringen versturen, bonnetjes uitlezen, maandrapportages samenstellen. Werk waarbij elke keer een oordeel nodig is, leent zich er slecht voor.
Wat als het zich niet terugverdient?
Dan zeg ik dat gewoon. Automatiseren van iets wat je twee keer per jaar doet is zelden verstandig. Er is één uitzondering: als de handeling foutgevoelig is en een fout duur uitpakt, dan telt de risicoreductie zwaarder dan de uren.
Waarom haalt de eerste versie deze besparing meestal niet?
Omdat er in de praktijk altijd uitzonderingen blijken te zijn waar niemand vooraf aan dacht. Reken erop dat de eerste versie zestig tot zeventig procent van de berekende besparing haalt en dat het na een ronde bijstellen dichter bij het berekende getal komt.
Volgende stap
Zal ik het voor je doorrekenen?
Beschrijf welk werk je het meest tegenstaat. Ik reken gratis door wat automatiseren zou schelen en wat het kost, en zeg het eerlijk als het niet uitkomt.