Procesautomatisering & AI
Werk dat elke week terugkomt hoef je niet elke week te doen. Vanaf € 1.200 koppel ik je systemen aan elkaar, automatiseer ik terugkerende handelingen en zet ik AI in op de plekken waar het echt tijd scheelt. Meestal is dat binnen één tot vier weken geregeld en verdient het zich in een paar maanden terug.
In het kort
- Vanaf
- € 1.200 excl. btw
- Doorlooptijd
- 1 tot 4 weken
- Typische terugverdientijd
- 3 tot 9 maanden
- Vooraf
- gratis doorrekening
Vaste prijzen inclusief ontwerp, bouw en oplevering. Exclusief btw.
Voor wie
Past dit bij jou?
Je typt gegevens over
Uit je mail in je boekhouding, uit een formulier in een spreadsheet. Elke keer hetzelfde, elke keer met kans op een fout.
Je offertes kosten uren
Elke aanvraag begint met knippen en plakken uit een vorige offerte. Dat kan grotendeels vanzelf.
Je herinneringen blijven liggen
Facturen die te laat betaald worden omdat niemand tijd had om te rappelleren. Dat is werk dat software hoort te doen.
Je rapportages zijn handwerk
Elke maand cijfers verzamelen uit drie systemen om er één overzicht van te maken. Eén keer inrichten en het staat er voortaan gewoon.
Je mailbox is je systeem
Aanvragen komen binnen als mail en verdwijnen tussen de rest. Automatisch sorteren, doorzetten en registreren voorkomt dat.
Je wilt weten of AI iets oplost
Zonder verkooppraatje uitzoeken waar het echt helpt en waar het een dure oplossing is voor een probleem dat je niet hebt.
Inbegrepen
Wat je krijgt
Alles hieronder zit in de prijs. Geen meerwerk dat later opduikt.
- Doorrekening vooraf: hoeveel uur het scheelt en wat het kost
- Koppelingen tussen systemen die je al gebruikt
- Automatische verwerking van formulieren, mail en documenten
- Terugkerende taken op schema, zonder dat iemand eraan hoeft te denken
- Foutmeldingen die bij jou binnenkomen als er iets misgaat
- Logging, zodat je kunt terugzien wat er wanneer is gebeurd
- AI-inzet alleen waar die aantoonbaar sneller of beter is
- Uitleg en documentatie voor je team
- Handmatige noodknop voor als je het toch zelf wilt doen
- Nazorg tot het aantoonbaar draait
Wat levert automatisering op?
Reken het gewoon uit. Kost een terugkerende handeling je vier uur per week en reken je zelf € 75 per uur, dan is dat € 13.800 per jaar aan tijd die je niet aan klanten besteedt. Kost het € 4.000 om die handeling voor tachtig procent te automatiseren, dan is dat in vier maanden terugverdiend.
Wat vaak zwaarder weegt dan de uren, is de foutmarge. Overtypen gaat een keer mis, en een verkeerd bedrag op een factuur of een gemiste afspraak kost meer dan het handwerk zelf.
Ik reken dit vooraf met je door en zeg het gewoon als het niet uitkomt. Automatiseren van iets wat je twee keer per jaar doet, is zelden verstandig.
Wat kun je zoal automatiseren?
De regel is simpel: als een handeling vaste stappen heeft en regelmatig terugkomt, kan software hem overnemen. Dit zijn de dingen die ik het vaakst tegenkom.
- Aanvragen uit een webformulier automatisch in je CRM of agenda
- Facturen opstellen en versturen op basis van geregistreerde uren
- Betalingsherinneringen die vanzelf gaan op dag 14, 21 en 30
- Bonnetjes en inkoopfacturen uitlezen en klaarzetten in je boekhouding
- Voorraad bijwerken over je webshop en je kassasysteem heen
- Maandrapportages die zichzelf samenstellen uit meerdere bronnen
- Documenten genereren: contracten, offertes, werkbonnen
Waar helpt AI wel en waar niet?
AI is goed in taal en in patronen: tekst begrijpen, samenvatten, categoriseren, en gegevens uit een rommelig document halen. Een inkomende mail lezen en er de juiste actie aan koppelen, of vijftig bonnetjes uitlezen zonder dat iemand ze overtypt, is precies waar het sterk in is.
Waar het niet goed in is: dingen die exact moeten kloppen zonder controle. Bedragen berekenen, betalingen goedkeuren, of beslissingen nemen waar je juridisch aan vastzit. Daar hoort een mens tussen te zitten, en zo bouw ik het ook.
Wat ik niet doe, is AI ergens inbouwen omdat het goed klinkt. Als een simpele koppeling hetzelfde resultaat geeft tegen lagere kosten en minder risico, dan bouwen we die koppeling.
Hoe begint zo'n traject?
We beginnen met een gesprek waarin je vertelt welk werk je het meest tegenstaat. Dat is meestal ook het werk dat het meeste tijd kost, want daar zit een reden achter.
Daarna reken ik door wat automatiseren zou schelen en wat het kost. Dat kost je niets en levert een concreet getal op. Valt het gunstig uit, dan bouwen we het; valt het tegen, dan weet je dat ook en heb je een besluit genomen op basis van cijfers.
Veelgestelde vragen
Wat kost het automatiseren van een proces?
Een enkele koppeling of geautomatiseerde handeling begint bij € 1.200 exclusief btw. Een uitgebreider traject waarbij meerdere systemen samenwerken zit meestal tussen € 3.000 en € 8.000. Ik reken vooraf gratis door wat het je aan uren oplevert, zodat je zelf kunt zien of het uitkomt.
Moet ik mijn huidige software vervangen?
Meestal niet. Het uitgangspunt is juist dat we werken met wat je al hebt en gewend bent. Alleen als een systeem geen enkele koppelmogelijkheid biedt en het je structureel in de weg zit, komt vervangen ter sprake.
Wat gebeurt er als de automatisering een fout maakt?
Alles wat ik bouw houdt bij wat het doet en meldt het bij jou als er iets misgaat, in plaats van stil te falen. Bij handelingen met financiële of juridische gevolgen bouw ik standaard een goedkeuringsstap in, zodat er een mens naar kijkt voordat het definitief is.
Hoe lang duurt het voordat het draait?
Een enkele koppeling staat er vaak binnen een week. Een traject waarin meerdere systemen samenkomen duurt twee tot vier weken, waarvan een deel testen met echte gegevens. Dat testen sla ik niet over, want een automatisering die stilletjes het verkeerde doet is erger dan handwerk.
Werkt dit ook voor een klein bedrijf?
Juist wel. Bij een klein bedrijf doet vaak één persoon alle administratie ernaast, en dan hakt vier uur per week er hard in. Het omslagpunt zit niet in je omvang maar in hoe vaak een handeling terugkomt.
Volgende stap
Weten wat het in jouw geval kost?
Beschrijf kort wat je nodig hebt. Je krijgt binnen een werkdag een prijs en een opleverdatum terug.